Comment préparer un cahier des charges pour votre refonte de site web ?

Une refonte de site web ne commence pas par le choix d’un thème, d’un CMS ou d’une maquette. Elle commence par une clarification du besoin. Avant de réfléchir à la nouvelle apparence du site, il faut comprendre pourquoi l’ancien ne convient plus, ce que le futur site devra apporter et quelles contraintes devront être prises en compte.

C’est précisément pourquoi il est recommandé de rédiger un cahier des charges pour une refonte de site web. Celui-ci décrit clairement votre situation, vos objectifs et vos priorités. Ainsi le prestataire pourra comprendre le projet, proposer des solutions adaptées et évaluer correctement le travail à réaliser.

Cela ne signifie pas pour autant que vous devez devenir expert en développement web, en UX ou en SEO avant de demander un devis. Un bon cahier des charges ne consiste pas à décider vous-même de toutes les solutions techniques. Il doit surtout permettre d’expliquer votre besoin.

Si certains points de cet article vous semblent difficiles à déterminer, ce n’est donc pas bloquant. Lors d’un projet de refonte de site web, je peux justement vous aider à faire l’état des lieux, poser les bonnes questions et transformer vos besoins métier en choix techniques cohérents.

1. Pourquoi préparer un cahier des charges avant une refonte ?

Un cahier des charges n’est pas forcément un document administratif de plusieurs dizaines de pages. Pour une TPE ou une PME, il peut rester relativement simple, à condition de contenir les informations nécessaires pour comprendre le projet. France Num le présente d’ailleurs comme une feuille de route permettant de formaliser besoins, contraintes et objectifs.

Consultez le Guide France Num sur le cahier des charges d’un site internet.

1.1. Clarifier les objectifs du projet

« Mon site est vieux » ou « je voudrais quelque chose de plus moderne » sont des constats légitimes, mais ils ne suffisent pas à définir une refonte.

Cherchez plutôt à préciser ce que vous souhaitez améliorer : obtenir davantage de demandes de contact, mieux présenter vos prestations, faciliter le recrutement, renforcer votre image, simplifier la publication de contenus ou encore améliorer votre visibilité sur Google.

Ces objectifs permettront ensuite d’arbitrer les choix de design, de contenu et de fonctionnalités.

1.2. Éviter les oublis et les mauvaises surprises

Une fonctionnalité découverte au milieu du projet, des centaines de pages à migrer qui n’avaient pas été mentionnées ou une connexion avec un logiciel métier oubliée peuvent modifier sensiblement le travail prévu.

Le cahier des charges sert donc également à identifier suffisamment tôt les éléments susceptibles d’influencer le périmètre du projet.

1.3. Faciliter l’estimation du budget et du délai

Deux sites comportant chacun vingt pages peuvent demander des volumes de travail très différents. Tout dépend des contenus à reprendre, des fonctionnalités, des intégrations, du design ou encore de la situation technique du site existant.

Plus ces éléments sont connus, plus le devis et le planning peuvent reposer sur une vision réaliste du projet.

1.4. Donner un cadre commun aux échanges

Le cahier des charges devient enfin un document de référence auquel le client et le prestataire peuvent revenir pendant la refonte.

Il ne doit pas pour autant tout figer. Un projet web implique souvent des arbitrages à mesure que certaines contraintes ou opportunités apparaissent. Le document donne une direction, mais il ne doit pas empêcher le conseil.

2. Définir les objectifs, les utilisateurs et les priorités

Avant de parler de couleurs, de technologie ou de fonctionnalités, commencez par votre activité et vos utilisateurs.

2.1. Identifier ce qui ne fonctionne plus sur le site actuel

Dressez une liste des problèmes rencontrés. Votre site peut paraître daté, être difficile à consulter sur mobile, manquer de clarté, charger lentement ou être compliqué à administrer.

Pensez également aux retours reçus de vos clients ou collaborateurs. Un visiteur qui ne trouve pas une information essentielle révèle parfois un problème que vous ne percevez plus vous-même à force d’utiliser le site.

2.2. Définir les résultats attendus de la refonte

Transformez ensuite les problèmes en objectifs. Par exemple : mieux mettre en valeur une nouvelle offre, augmenter les prises de contact, rendre le site plus crédible auprès de grands comptes ou permettre à votre équipe de publier facilement des actualités.

Une réalisation comme la refonte du site de ClubSec illustre bien cette logique : une refonte ne consiste pas uniquement à moderniser une interface, mais à faire évoluer le site en fonction de l’activité et de son positionnement.

2.3. Identifier les publics et les parcours prioritaires

Qui vient sur votre site et pourquoi ? Un prospect, un client existant, un candidat ou un partenaire ne cherche pas forcément les mêmes informations.

Pour chaque public important, demandez-vous quelle information il doit trouver et quelle action vous souhaitez faciliter : demander un devis, prendre rendez-vous, consulter une réalisation, télécharger un document ou simplement comprendre votre offre.

Vous n’avez pas besoin de concevoir vous-même un parcours UX détaillé. Décrire vos publics et leurs attentes constitue déjà une excellente base ; le prestataire pourra ensuite vous aider à organiser le site en conséquence.

2.4. Classer les besoins par ordre de priorité

Tout n’a pas la même importance. Je conseille généralement de distinguer trois niveaux : indispensable pour la mise en ligne, souhaitable si le budget le permet, et envisageable dans une évolution ultérieure.

Cette hiérarchie facilite les arbitrages et évite qu’une fonctionnalité secondaire prenne le pas sur un objectif métier essentiel.

3. Faire l’inventaire des contenus et préparer la future arborescence

Une refonte constitue une excellente occasion de faire le ménage. Reprendre automatiquement l’intégralité de l’ancien site revient souvent à déplacer ses défauts vers le nouveau.

3.1. Recenser les pages et les contenus existants

Commencez par établir l’inventaire : pages institutionnelles, prestations, articles, réalisations, fiches produits, formulaires, documents PDF, images ou contenus téléchargeables.

Pour un petit site, une simple feuille de calcul peut suffire.

3.2. Décider ce qui doit être conservé, amélioré ou supprimé

Chaque contenu peut ensuite être classé : à conserver, à mettre à jour, à fusionner ou à supprimer.

Certaines pages peuvent rester utiles tout en nécessitant une réécriture complète. D’autres n’ont peut-être plus de raison d’exister.

Il peut également être pertinent de fusionner plusieurs pages qui traitent d’un même sujet ou répondent au même besoin. Plutôt que de disperser l’information entre plusieurs contenus proches, une page plus complète peut simplifier la navigation, éviter les répétitions et donner davantage de cohérence à l’ensemble du site. Cette réflexion peut aussi être utile en SEO lorsque plusieurs pages se positionnent sur des intentions de recherche très similaires.

3.3. Construire la future arborescence

L’arborescence représente l’organisation des pages et leur hiérarchie. Elle doit permettre aux visiteurs de comprendre rapidement où trouver l’information.

Vous pouvez proposer une première structure dans votre cahier des charges sans chercher à la considérer comme définitive. Je peux également vous accompagner dans cette réflexion, notamment pour concilier logique métier, expérience utilisateur et SEO.

3.4. Prévoir les nouveaux contenus

Notez les pages à créer et, si possible, précisez qui fournira les textes, les photos, les vidéos ou les documents nécessaires.

Ce point est important pour le planning : un site techniquement terminé peut rester bloqué plusieurs semaines faute de contenus validés.

3.5. Anticiper les URL et les redirections SEO

Lorsqu’une page change d’adresse ou disparaît, son ancienne URL doit être examinée. Une redirection vers une page pertinente peut être nécessaire afin de préserver l’accès pour les utilisateurs et les moteurs de recherche.

Google recommande notamment de préparer une correspondance entre anciennes et nouvelles URL et, lorsque c’est possible, d’utiliser des redirections permanentes côté serveur pour une migration.

Consultez la Documentation Google sur les migrations de sites.

Pour aller plus loin : une redirection 301 indique qu’une ressource a changé d’adresse de façon permanente. Vous n’avez pas besoin d’établir seul le plan de redirection : l’essentiel est de signaler que certaines pages actuelles génèrent du trafic ou doivent être conservées.

4. Lister les fonctionnalités dont le futur site aura réellement besoin

Le cahier des charges doit décrire ce que les utilisateurs et votre équipe doivent pouvoir faire, sans nécessairement imposer la manière technique de le réaliser.

4.1. Décrire les fonctionnalités utilisées par les visiteurs

Formulaire de contact, demande de devis, moteur de recherche, réservation, espace privé, paiement en ligne, filtres, portfolio ou téléchargement de documents : listez les fonctions nécessaires et expliquez leur objectif.

Écrire « je souhaite que mes clients puissent prendre rendez-vous et choisir un créneau disponible » est souvent plus utile que d’imposer un plugin particulier.

4.2. Préciser les besoins de gestion au quotidien

Pensez également à l’administration du site. Qui modifiera les pages ? Qui publiera les actualités ? Faut-il gérer un portfolio, des produits ou plusieurs utilisateurs disposant de droits différents ?

Le choix d’un CMS comme WordPress peut alors découler des besoins identifiés. Pour approfondir ce sujet, j’ai également détaillé les qualités attendues d’un site WordPress professionnel.

4.3. Identifier les outils et services à connecter

Votre futur site devra peut-être communiquer avec un CRM, un outil d’emailing, un calendrier, une plateforme de paiement, un ERP ou une application métier.

Mentionnez ces outils, même si vous ne savez pas comment réaliser la connexion. Décrire le résultat recherché suffit : la solution technique relève ensuite du travail du prestataire.

4.4. Anticiper les évolutions futures

Toutes les fonctionnalités ne doivent pas nécessairement être développées immédiatement. En revanche, signaler les évolutions envisagées peut éviter de prendre aujourd’hui des décisions qui compliqueraient inutilement le projet demain.

5. Recenser les contraintes techniques, SEO, sécurité et conformité

C’est souvent la partie qui impressionne le plus les clients non techniciens. Pourtant, votre rôle n’est pas de fournir toutes les réponses : il est surtout de partager ce que vous savez de l’existant.

5.1. Identifier l’environnement technique existant

Indiquez si vous connaissez le CMS ou la technologie utilisée, l’hébergeur, le gestionnaire du nom de domaine et les éventuels services externes.

Vous ignorez certaines de ces informations ? Ce n’est pas un problème. Je peux vous aider à les identifier lors de l’audit préalable à la refonte.

Une migration de Wix vers WordPress, par exemple, demande d’étudier aussi bien les contenus existants que les contraintes liées au changement de plateforme.

5.2. Fixer les attentes en matière de performance et de maintenance

La performance ne se résume pas à une impression subjective de rapidité. Google utilise notamment les Core Web Vitals pour évaluer des aspects concrets de l’expérience réelle : chargement, réactivité et stabilité visuelle.

Consultez la Documentation Google sur les Core Web Vitals.

Votre cahier des charges peut simplement indiquer que la rapidité, l’affichage mobile, les sauvegardes et la maintenance constituent des exigences importantes.

5.3. Prévoir la sécurité et la conformité

Identifiez les données collectées : formulaires, comptes clients, inscriptions à une newsletter, statistiques d’audience ou autres services.

La CNIL rappelle notamment que certains traceurs nécessitent le consentement préalable de l’utilisateur, tandis que d’autres peuvent bénéficier d’exemptions.

Consultez les Règles de la CNIL concernant les cookies et autres traceurs.

Point d’attention : une bannière de cookies ne suffit pas à elle seule à assurer la conformité d’un site. Les traitements de données, les services utilisés et le fonctionnement réel des traceurs doivent également être examinés.

5.4. Protéger l’existant SEO lors de la migration

La refonte doit tenir compte des pages déjà indexées, des contenus qui génèrent du trafic, des liens internes, des métadonnées et des éventuels backlinks.

L’objectif n’est pas de conserver aveuglément toute l’ancienne structure, mais d’éviter de perdre par inadvertance ce qui fonctionne déjà.

5.5. Prévoir la mesure des résultats

Enfin, définissez comment vous évaluerez la réussite de la refonte : demandes de contact, ventes, téléchargements, trafic organique, inscriptions ou autres conversions.

Pensez aussi aux outils existants, comme Google Search Console ou votre solution de mesure d’audience, afin de conserver autant que possible un historique exploitable.

6. Définir le budget, le calendrier et l’organisation du projet

Un bon cahier des charges décrit aussi les conditions dans lesquelles le projet devra être réalisé.

6.1. Donner une enveloppe budgétaire ou une fourchette

Indiquer un budget ne signifie pas inviter le prestataire à le dépenser entièrement. Cela lui permet surtout de savoir quelles solutions sont réalistes.

Si vous ne savez pas encore quelle enveloppe prévoir, un échange préalable peut justement permettre de rapprocher vos ambitions, vos priorités et les moyens nécessaires.

6.2. Indiquer les échéances et leurs contraintes

Précisez si le nouveau site doit impérativement être disponible avant un salon, un lancement de produit, une campagne ou la fin d’un contrat existant.

Distinguez si possible une véritable date butoir d’une simple préférence.

6.3. Identifier les personnes impliquées dans les décisions

Qui fournit les contenus ? Qui donne son avis ? Et surtout, qui valide définitivement ?

Plus le circuit de décision est clair, moins le projet risque d’être ralenti par des validations contradictoires.

6.4. Tenir compte du temps nécessaire en interne

Même lorsqu’un prestataire prend en charge l’essentiel de la refonte, votre entreprise devra consacrer du temps au projet : transmission des informations, relecture, retours, collecte des contenus et tests.

Prévoir cette disponibilité dès le départ rend le calendrier beaucoup plus réaliste.

7. Comment transmettre un brief réellement exploitable au prestataire ?

Vous disposez désormais des principaux ingrédients. Il reste à les regrouper de manière facilement compréhensible.

7.1. Rassembler les informations dans un document structuré

Un document texte ou une présentation bien organisée suffit généralement. Il n’est pas nécessaire de produire un dossier formel particulièrement sophistiqué.

L’essentiel est que le prestataire puisse comprendre rapidement votre entreprise, le site actuel, vos objectifs, vos publics, vos besoins et vos contraintes.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser ce modèle de cahier des charges que je mets à votre disposition.

7.2. Ajouter des exemples de sites en expliquant pourquoi

Les références visuelles sont utiles à condition de préciser ce que vous appréciez : navigation, sobriété, couleurs, présentation des services, animations ou fonctionnement d’une page particulière.

« J’aime ce site » apporte peu d’informations. « J’aime la façon dont les prestations sont accessibles dès la page d’accueil » devient beaucoup plus exploitable.

7.3. Identifier les ressources et accès disponibles

Listez les éléments que vous possédez : logo, charte graphique, photos, contenus sources, statistiques, accès au CMS, hébergement, nom de domaine ou Search Console.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer immédiatement tous les mots de passe. Commencez simplement par indiquer ce qui existe et qui en a la maîtrise.

7.4. Distinguer les exigences, préférences et options

Expliquez ce qui est impératif, ce qui relève d’une préférence et ce qui pourrait être abandonné en cas de contrainte de budget ou de délai.

Cette distinction donne au prestataire une marge de proposition tout en protégeant vos priorités.

7.5. Ne cherchez pas à tout résoudre avant de consulter un prestataire

C’est probablement le point le plus important de ce guide. Un cahier des charges doit préparer la discussion, pas remplacer l’expertise du professionnel chargé de la refonte.

Vous pouvez parfaitement ne pas connaître le CMS idéal, la meilleure arborescence, la solution technique adaptée à une fonctionnalité ou la manière de préserver votre référencement. Décrivez votre situation et vos objectifs aussi précisément que possible ; je peux ensuite vous accompagner pour compléter les zones d’ombre, identifier les contraintes et transformer ce besoin en projet réalisable.

Un bon cahier des charges prépare la refonte sans la figer

Préparer une refonte ne consiste pas à écrire à l’avance toutes les spécifications du futur site. Il s’agit surtout de comprendre pourquoi vous souhaitez changer, ce que le nouveau site doit accomplir et dans quelles conditions le projet devra être mené.

Objectifs, utilisateurs, contenus, fonctionnalités, contraintes techniques, SEO, budget et calendrier constituent une base particulièrement solide. Même si certaines réponses restent incomplètes, leur simple identification permet déjà d’avoir des échanges beaucoup plus productifs.

Et si votre site vieillissant nécessite d’abord un état des lieux, c’est précisément l’une des étapes sur lesquelles je peux vous accompagner. Mon activité de développement web couvre aussi bien la réflexion préalable que la mise en œuvre technique d’une refonte adaptée aux objectifs de votre entreprise.