Et si vous automatisiez une partie de votre activité ?
Automatisez les actions chronophages de votre activité avec des workflows fiables, pensés pour vous faire gagner en efficacité au quotidien.
Parti de zéro après avoir démissionné de mon dernier poste en SSII, j’ai fondé PG Concept en décembre 2019. Dans ce contexte, j’ai progressivement mis en place des outils variés afin de travailler le plus efficacement possible et assurer à mes clients un service de qualité. Création d’un site web, mise en place d’un suivi de trafic web, d’un espace client, d’une newsletter, d’une base de connaissances… Cet écosystème a aujourd’hui acquis une belle maturité et c’est avec plaisir que je le dévoile aujourd’hui à mes lecteurs.
1. Un site web principal
La création du site de PG Concept a évidemment été la première tâche à laquelle je me suis attelé. Il a fait l’objet de plusieurs versions successives.
L’unique fonction de la première version était de présenter mes offres. Ce site était full code et ne comptait que quelques pages. Les contraintes qu’imposait sa structure rigide peu évolutive m’ont finalement conduit à rapidement abandonner cette version.
J’ai abordé la seconde version du site avec une approche plus fonctionnelle. Pour cela, j’ai utilisé le CMS WordPress. Pourquoi WordPress ? Parce que je l’avais déjà découvert en 2010 dans le cadre d’un projet pour Bouygues Télécom et que cela m’avait déjà alors semblé très prometteur. Et je ne m’étais pas trompé, WordPress m’a permis entre autres de mettre très facilement en place un blog pour compléter le site.
Puis, j’ai découvert Divi, qui m’a positivement impressionné. C’est tout naturellement que j’ai donc décidé d’utiliser ce constructeur de pages pour la troisème version du site.
Le temps passant, je me suis aperçu que mon site ne me plaisait plus et ne correspondait plus à l’image que je voulais transmettre. Entre temps, j’avais grandement renforcé mon savoir-faire sur WordPress et Divi, j’ai donc décidé de procéder à une refonte complète du site. Il s’agit de la version que vous avez aujourd’hui sous les yeux, publiée le 30 juin 2024 mais ayant encore bénéficié d’améliorations entre temps.
Le site a aujourd’hui plusieurs objectifs :
- Présenter l’entreprise et ses offres.
- Proposer des moyens de contact et de demande de devis.
- Publier régulièrement des articles.
- Présenter mes réalisations.
- Recenser les extensions WordPress que je développe.
1.1. Une vitrine
Le site de PG Concept a avant tout pour objectif de présenter mes offres et assurer une bonne visibilité de l’entreprise. Pour cela, j’ai veillé à bien distinguer mes prestations en diverses catégories :
Le site présente en outre qui je suis et quel a été mon parcours.
1.2. Des moyens de contact
Les visiteurs disposent de plusieurs moyens de me contacter :
- Un formulaire de contact
- Mes coordonnées (email, téléphone, adresse postale)
- Mes réseaux sociaux
Mais ils peuvent également remplir un formulaire de demande de devis ou réserver un appel téléphonique ou une assistance en visio grâce à TidyCal.
1.3. Un blog
Ce blog me tient réellement à cœur. Pas seulement parce qu’il me permet de mettre en avant mes compétences et de maintenir l’engagement de mes visiteurs, mais aussi parce que j’ai une forte appétence pour la transmission et le partage de connaissances. Dans ce cadre, j’interviens d’ailleurs régulièrement dans des communautés d’entraide, que ce soit via le groupe Facebook Entraide WordPress France (dont je suis co-administrateur) et autres, Slack, Discord…
1.4. Un portfolio
Il n’existe selon moi pas de meilleur moyen de prouver ce que l’on sait faire qu’en montrant ce que l’on a déjà fait ! Mon portfolio présente donc une sélection de réalisations. C’est également pour moi une façon d’être totalement transparent sur la qualité de mon travail.
1.5. Des extensions WordPress gratuites et open source
Pour compléter le tout, j’ai décidé de donner libre accès aux plugins WordPress que je développe. C’est la encore une façon de démontrer mes compétences, mais étant un fervent défenseur de l’open source il ne me viendrait pas à l’idée de les vendre. Pour le moment, un seul plugin, PG Encarts, est publié sur le site, mais d’autres suivront. Notamment PG Matomo Integration, très prochainement.
2. Une instance Matomo Analytics pour le suivi de trafic
Vous l’ai-je déjà dit ? Je suis intransigeant quant à la conformité RGPD et à la protection des données personnelles ! Pour cette raison, j’ai fait le choix de me passer de Google Analytics et ai choisi de créer ma propre instance Matomo. Matomo garantit l’anonymisation totale des données récoltées. D’autre part, même anonymisées, ces données ne sont jamais transmises à des tiers. Enfin, mes clients peuvent me demander un accès au suivi pour leur site et uniquement pour ce dernier.
En complément, comme indiqué plus tôt, j’ai créé un plugin WordPress facilitant la mise en place du suivi Matomo : PG Matomo Integration. Ce plugin nécessite uniquement l’URL de l’instance Matomo et l’id de suivi, et crée automatiquement le code d’intégration nécessaire.
A litre : Matomo Analytics : Une alternative sérieuse à Google Analytics
3. Un espace client pour faciliter les échanges
Une adresse email est certes pratique pour communiquer avec les clients, mais n’est pas idéale pour un suivi optimal. En effet, à moins de faire preuve d’une discipline et d’une organisation à toute épreuve, il est très facile de s’y perdre. C’est ce constat qui m’a poussé à créer mon propre espace client.
3.1. Un dossier privé pour le partage de fichiers
Mes clients disposent d’un dossier privé dans lequel ils peuvent déposer tous types de fichiers : documents Word ou PDF, images, tableaux, etc. En dehors de moi-même, ils sont seuls à pouvoir y accéder et bénéficient pour cela d’une interface extrêmement pratique et intuitive.
3.2. Un système d’assistance par tickets
Le système d’assistance permet quant à lui à mes clients de créer des tickets lorsqu’ils constatent un bug ou anomalie et de suivre leur résolution. Cela est particulièrement utile pendant la phase de développement d’un site web ou dans le cadre d’un contrat de maintenance.
4. Une newsletter
La newsletter est idéale pour maintenir le contact avec mon public. Avec une fréquence mensuelle, elle présente mes derniers articles et réalisations. Il est bien sûr possible de se désabonner à tout moment grâce à un lien présent dans chacune de mes communications, conformément aux exigences du RGPD. Abonnez-vous, je m’engage à ne jamais vous envoyer de spam !
A lire : Comment créer une newsletter engageante et performante ?
5. Une base de connaissances
Avec l’expérience, j’ai constaté que certaines problématiques étaient récurrentes. Plutôt que de rechercher à de multiples reprises les solutions, pourquoi ne pas les rassembler dans un environnement unique ? A cette fin, j’ai créé KBase, un site WordPress avant tout pour mon propre usage mais dont je mets bon nombre de ressources à votre disposition, gracieusement.
Je ne vous cache pas que cela fait un moment que je n’ai pas alimenté cette base de connaissances. Mais j’y reviendrai très prochainement !
6. Un ERP/CRM auto-hébergé pour la facturation
Jusqu’à il y a peu, j’utilisais Tiime AE pour la création de mes devis et factures ainsi que pour mon suivi financier. J’en étais plutôt satisfait malgré quelques limitations regrettables. Mais cette solution a fait l’objet d’une migration vers Tiime Invoice et, dans mon cas, cela a occasionné pas mal de problèmes. D’autre part, j’ai eu le sentiment que, malgré quelques fonctionnalités bien pratiques, la version gratuite de Tiime Invoice était encore plus limitée que Tiime AE. C’était donc pour moi l’occasion idéale de changer, j’ai opté pour Dolibarr et, plus précisément, pour une instance auto-hébergée. En plus d’être une solution open source fiable et extensible grâce à des modules complémentaires, Dolibarr permet de conserver une maîtrise totale des données, qui ne sont accessibles qu’à moi-même, dans un dossier sécurisé de mon hébergement web. Encore une fois, cela va dans le sens d’une conformité RGPD irréprochable !
La mise en place de cette solution demande bien sûr un peu de travail et quelques compétences techniques, mais rien d’insurmontable ! Aujourd’hui, je dispose d’un outil totalement personnalisé et répondant parfaitement à mes besoins et je ne regrette pas un seul instant mon choix. Vous aimeriez vous aussi mettre en place cette solution ? Restez à l’affût, je travaille en ce moment même à un tutoriel qui devrait grandement vous faciliter la tâche ! Mais vous pouvez également me contacter si vous souhaitez que je m’en charge pour vous.
7. Un serveur local pour la veille stratégique
L’intelligence artificielle et l’automatisation ont grandement rebattu les cartes ces dernières années. Elles favorisent grandement la productivité en prenant en charge des tâches répétitives sans grand intérêt. Problème, il existe une pléthore d’outils dédiés, mais qui sont très limités dans leur version gratuite. Par exemple, Make n’autorise que 2 scénarios actifs et le nombre d’exécutions mensuelles est assez restreint. Et le constat est le même pour bien d’autres outils.
Entendons-nous bien : je n’ai absolument rien contre le fait de payer pour les services que j’utilise. Mais à force de cumuler les abonnements, la note peut vite devenir très salée ! Dans ces conditions, pourquoi ne pas faire appel à l’open source ? Installer mon propre serveur personnel ? Eh bien c’est ce que j’ai fait ! Je disposais d’un vieux PC sous Windows que je n’utilisais plus car manquant de puissance pour mes tâches quotidiennes, mais largement suffisant pour installer une distribution de Linux légère, en l’occurrence Debian 12. Je ne suis pas du tout spécialiste de Linux, mais les tutoriels que j’ai dénichés sur le net m’ont grandement aidé. En quelques heures, j’avais créé mon environnement complet, exclusivement local pour éviter toute faille de sécurité, avec accès SSH, Docker et la configuration nécessaire pour pouvoir réaliser toutes les tâches d’administration à partir d’un simple navigateur web connecté sur mon réseau domestique.
7.1. Des automatisations avec n8n
n8n est une alternative open source à Make, Zapier, etc. Cette solution est disponible en version Cloud mais, comme Make, la version gratuite est alors relativement limitée. Je l’ai donc installée via Docker, pour cela quelques minutes m’ont suffi.
J’ai d’ores et déjà créé quelques automatisations et d’autres suivront au fil de mes besoins. Par exemple, j’ai mis en place une veille hebdomadaire toute simple sur le thème du web design, faisant appel à Perplexity pour effectuer une recherche des dernières actualités dans cette thématique et m’envoyant par email un résumé formaté en HTML ainsi que des suggestions d’articles sur le sujet.
Oui, ce workflow tourne sur mon serveur local ! Le coût d’utilisation d’une clé API Perplexity est anecdotique et, en dehors de mon abonnement EDF, c’est tout ce que me coûtera cette automatisation. Considérant l’énorme gain de temps que cela représente, c’est une excellente affaire !
Autre exemple, le workflow suivant me permet, à partir d’un mot-clé indiqué dans un chat, de déterminer les intentions de recherche liées à ce dernier ainsi qu’une note d’intérêt et à rédiger un brief détaillé dans un Google Doc :
Ces 2 workflows sont extrêmement simples (quoiqu’efficaces !), mais il est évidemment possible d’en créer de bien plus sophistiqués. Peut-être vous en présenterai-je quelques uns dans un avenir proche ?
7.2. Des bases de données SQL personnelles
De la même façon, même s’il existe des solutions telles que Neon pour héberger des bases de données, elles nécessitent de passer à la caisse au-delà d’une limite d’utilisation. Qu’à cela ne tienne, l’installation d’une base MariaDB est un jeu d’enfant avec Docker, tout comme celle de PhpMyAdmin pour en tirer profit ! Je ne sais pas pour vous, mais moi j’aime l’idée de stocker mes données sur le même serveur que mes workflows n8n ! n8n qui peut d’ailleurs parfaitement intégrer des composants MariaDB (ou autres SGBD).
Conclusion : Et ensuite ?
La suite n’est pas encore écrite. Mais dans un premier temps, ma priorité sera d’améliorer encore et toujours les outils dont je dispose déjà. Et tout particulièrement mon serveur local, qui aura de plus en plus vocation à devenir un véritable laboratoire expérimental et que je ferai donc évoluer au gré des nouvelles tendances.
Tout cet écosystème a pour principal objectif d’apporter une véritable valeur ajoutée à mes clients. Mais, soit dit entre nous, qu’est-ce que je m’éclate ! 🤩
Ah ouais… Je vois que vous êtes à fond ! Dans le bon sens du terme ! 🙂 Et j’apprécie grandement votre volonté de respecter le RGPD, ça vous différencie de pas mal de soi-disant pros à qui j’ai eu affaire !
Au sujet de votre serveur, je serais intéressé d’en savoir plus, j’ai moi-même un vieil ordi que je n’utilise plus et ce serait cool si je pouvais en faire quelque chose !
Merci par avance et bravo pour cet article très inspirant ! 🙂
Bonjour Julia ! 🙂
Vous avez raison, je suis totalement à fond ! 😛 Et c’est pour la bonne cause : garantir un service impeccable à mes clients tout en me permettant de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
En tout cas, n’hésitez pas à me contacter, je serai ravi de vous accompagner dans la mise en place de votre propre serveur.
Bon week-end prolongé à vous !